Outlook 2013 Regeln erstellen – So geht’s!

Microsoft Outlook bietet Benutzern die Möglichkeit, ihre E-Mails nach Regeln zu verwalten und zu organisieren. Eine Regel ist eine vom Benutzer festgelegte Bedingung oder Aktion, um E-Mail-Nachrichten zu organisieren, die entweder vom Benutzer gesendet oder empfangen werden. So können beispielsweise Regeln angewendet werden, um Nachrichten aus einer Verteilerliste in einen bestimmten Ordner zu speichern oder Nachrichten mit bestimmten Betreffworten in einen Ordner zu verschieben. Dieses Dokument erklärt, wie Sie outlook 2013 regeln erstellen.

Um eine Regel zu erstellen, starten Sie Outlook. Sie müssen die E-Mail anzeigen, um Regeln zu konfigurieren.

Ausblick 2003 & 2007

  • Wählen Sie im Menü Tools und dann Rules and Alerts.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel. Fahren Sie mit Schritt 3 unten fort.

Ausblick 2010 & 2013

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Regeln und Warnungen verwalten.
  • Klicken Sie auf Neue Regel.
  • Der Regelassistent wird auf dem Bildschirm angezeigt. Die Regel kann entweder aus einer generischen Vorlage oder aus einer leeren Regel erstellt werden. Um eine Regel zum Platzieren von Nachrichten von jemandem in einen bestimmten Ordner zu erstellen, wählen Sie die erste unter Organisiert bleiben aufgeführte Vorlage aus und klicken Sie auf Weiter. Dieses Dokument erklärt den Prozess bei Verwendung einer Vorlage.
  • Wählen Sie in Schritt 1 alle Bedingungen aus, die für Ihre Regel gelten, indem Sie auf die Felder neben jeder Bedingung klicken. Die Bedingung kann so einfach sein wie das Markieren aller Nachrichten von jemandem, oder so komplex wie das Markieren nur von Nachrichten von jemandem mit einem bestimmten Wort im Betreff. Klicken Sie in Schritt 2 auf die unterstrichenen Wörter, um die Bedingungen anzugeben, die Sie in Schritt 1 ausgewählt haben.
  • Wenn Sie in Schritt 2 auf ein unterstrichenes Wort klicken, wird ein zusätzliches Fenster angezeigt, in dem Sie die Bedingung angeben können. Wenn Sie beispielsweise im obigen Beispiel auf Personen oder Verteiler klicken, wählen Sie eine Person oder Verteilerliste entweder aus der Globalen Adressliste (GAL) oder Ihrer Kontaktliste aus.
  • Wählen Sie anschließend die Aktion für die Regel aus. Aktionen können das Verschieben der Nachricht in einen Ordner, das Weiterleiten der Nachricht an einen anderen Empfänger oder das Löschen der Nachricht umfassen. Setzen Sie in Schritt 1 ein Häkchen bei allen Aktionen, die für die zu erstellende Regel gelten. Klicken Sie in Schritt 2 auf die unterstrichene Phrase und wählen Sie den Wert, der für die Regel geeignet ist. Wenn die Nachricht beispielsweise in einen Ordner verschoben werden soll, wählen Sie den Namen des Ordners aus der Liste aus oder erstellen Sie einen neuen Ordner. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Aktionen ausgewählt haben.
  • Wenden Sie alle Ausnahmen auf die Regel an. Beispielsweise können Sie alle E-Mails von John Doe in den JDoe Ordner verschieben, mit einer Ausnahme für diejenigen, die als wichtig markiert sind. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Ausnahmen ausgewählt haben.
  • Anschließend benennen Sie die Regel, schalten sie ein und überprüfen die Regelbeschreibung. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die neue Regel zu speichern.

Regeln bearbeiten oder löschen
Ausblick 2003 & 2007

  • Wählen Sie Change Rule, um eine Regel zu bearbeiten, oder Delete, um eine Regel zu löschen.
  • Wenn Sie Change Rule wählen, wählen Sie Edit Rule Settings, um die Funktionsweise Ihrer Regel zu ändern.

Ausblick 2010 & 2013

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Regeln und Warnungen verwalten.

    Hinweis: Beim Ändern von Regeln sind die angezeigten Einstellungen identisch mit den Einstellungen zum Erstellen einer Regel.

    Export- oder Importregeln (alle Versionen von Outlook)

  •  Regeln können auch zu Sicherungszwecken in eine Datei exportiert oder aus einer früheren Sicherung importiert werden. Wenn das Fenster Regeln und Warnungen geöffnet ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.
  • Wählen Sie Export Rules, um ein Backup zu erstellen oder Regeln auf einen neuen Computer zu verschieben. Wählen Sie Import Rules, um die Regeln als Backup oder auf einem neuen Computer wiederherzustellen.